企業が情報持ち出しのリスクから情報資産を守るには、技術的な制御だけでなく、ルール整備や従業員の意識改革を含めた多面的な対策が欠かせません。
本記事では、企業がすぐに実践できる、情報持ち出しへの対策を5つにわかりやすく解説します。
データ持ち出しの疑いがある場合は、事実関係を正確に調査するためにも、データの持ち出し調査の専門会社へ早めに相談することをおすすめします。
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情報持ち出しが企業に与えるリスクとは？
情報の不正な持ち出しは、単なるセキュリティ上の問題にとどまらず、企業経営全体に深刻な影響を及ぼします。漏えいした情報の種類や規模によっては、企業の存続すら揺るがしかねません。
以下に、情報持ち出しによって企業が直面し得る主なリスクを5つを紹介します。
- 経済的損失・競争力低下
設計図や顧客リストなどの機密情報が持ち出されると、競合他社への情報流出により売上が減少し、数千万円から数億円規模の損失や市場シェアの低下を招く可能性があります。 - 社会的信用の失墜
個人情報や取引先情報の漏えいが報じられると、SNSでの炎上や取引先からの契約解除につながり、企業のブランド価値が大きく損なわれることがあります。 - 損害賠償・法的責任
顧客情報や社員データの漏えいが個人情報保護法や契約違反に該当すると、被害者からの損害賠償請求や監督官庁からの行政指導・罰則を受ける可能性があります。 - 事業継続への影響・倒産リスク
中小企業の場合、主要取引先からの信頼を失い契約を解除されることで資金繰りが悪化し、最悪の場合は倒産に至るケースもあります。 - 事故対応コスト・二次被害
外部調査の依頼費用や顧客への通知・謝罪対応に加え、流出した情報の悪用による詐欺や不正アクセスなど、さらなる被害が発生するリスクも高まります。
データの持ち出しが疑われる場合や、対応に不安がある場合は、フォレンジック調査に対応した専門会社への相談がおすすめです。原因の特定や証拠データの保全、再発防止策の提案など、実務に即した支援を受けられます。
企業が実施すべき情報持ち出し対策5選
漏えいリスクを最小限に抑えるには、日頃から具体的で実効性のある対策を講じることが不可欠です。特に情報の持ち出しを防ぐには、「人（教育）」「技術（システム）」「ルール（規程）」の3つの観点からバランスよく対策を進める必要があります。
たとえば「USBメモリ制限」や「アクセス権管理」は技術面、「セキュリティ教育」は人の対策、「秘密保持の明文化」はルール面に該当します。対策を三つの視点で分類することで、抜けや偏りを防ぎやすくなります。
以下に、企業が今すぐ取り組むべき情報持ち出し対策を5つに絞ってご紹介します。
- USBメモリ・外部デバイスの利用制限
- アクセス権限の最小化・管理強化
- 社内ネットワークからの監視システムを導入
- 情報セキュリティ教育の実施
- 情報資産の適切な廃棄・管理
1.USBメモリ・外部デバイスの利用制限
USBメモリや外付けハードディスクなどの外部記録媒体は、情報を簡単に持ち出す手段として利用されやすく、情報漏洩のリスクが高まります。業務に必要のないデバイスは使用を禁止し、あらかじめ許可された機器のみ接続可能とする仕組みを整えることが重要です。
たとえば、デバイス制御ソフトを導入することで、接続できる端末を制限し、不要なメディアによる情報の持ち出しを防ぐことができます。さらに使用ログの取得や定期的な点検を実施することで、不審な操作の早期発見や内部不正の抑止にもつながります。
2.アクセス権限の最小化・管理強化
すべての社員が全ての情報にアクセスできる状態では、漏えいのリスクが高まります。必要最低限の権限のみを付与する「最小権限の原則」に基づき、部署や職務に応じたアクセス制御を行うとともに、アクセスログの監視や定期的な権限の見直しを行うことで、不要な権限が放置されるのを防げます。
3.社内ネットワークからの監視システムを導入
社内ネットワーク上で発生する不審な通信や、大量のファイル転送などをリアルタイムで検知できる監視システム（DLP）の導入が有効です。クラウドストレージの利用状況やメール送信内容の監視、特定ファイルの送信制限などを通じて、不正な情報の持ち出しを未然に防ぎます。
4.情報セキュリティ教育の実施
従業員一人一人のセキュリティ意識を高めるためには、定期的な情報セキュリティ研修の実施が重要です。過去の事例やリスクシナリオを用いて具体的な対策を学ばせるほか、秘密保持義務を就業規則や誓約書などで明文化し、違反時の制裁内容も明示することで、抑止効果が期待できます。
5.情報資産の適切な廃棄・管理
不要になった書類やデジタルデータを適切に処分しないまま放置すると、外部への流出リスクが高まります。紙媒体はシュレッダーで確実に裁断し、ハードディスクやUSBメモリなどは専用ソフトを使ってデータを完全に消去する必要があります。
また、情報資産の管理台帳を整備し、廃棄時には責任者の立ち会いを義務付けるなど、社内ルールを明確にすることも大切です。
データの持ち出しが疑われる場合や対応に不安がある際は、フォレンジック調査に対応した専門会社へ相談することで、原因の特定や証拠の保全、再発防止に向けた実務的な支援を受けることができます。
持ち出しが疑われた場合の対応フロー
万が一、情報の不正な持ち出しが疑われた場合は、迅速かつ的確な対応が求められます。初動を誤ると、被害が拡大したり、証拠となるデータが失われたりする恐れもあるため、事前に対応フローを明確にしておくことが重要です。
以下では、情報持ち出しの疑いが生じた際に企業が取るべき基本的な対応ステップを5つに分けて紹介します。
- 初動対応：状況把握とアクセス遮断
- フォレンジック調査による証拠保全
- 弁護士との連携、損害最小化の対応
- 関係者ヒアリングと全体調査
- 再発防止策の策定と社内展開
1.初動対応：状況把握とアクセス遮断
情報持ち出しの疑いが発覚した際は、まず関係者の行動履歴やアクセスログなどを確認し、どの情報が、どの手段で、誰により持ち出された可能性があるのかを早急に把握します。同時に関係者のシステムアカウントを一時停止することにより、社内ネットワークから切断するなどの措置を取り、被害の拡大を防ぐことが可能です。
2.フォレンジック調査による証拠となるデータの保全と解析
不正な情報の持ち出しなどが疑われる場合は、証拠となるデータの保全が非常に重要です。パソコンやサーバー、スマートフォンに保存された操作ログやファイル履歴などから、客観的な証拠を収集・分析する手法をフォレンジック調査と呼びます。
フォレンジック調査では、専門的な技術を用いてデジタル機器に残された情報を解析し、不正アクセスや情報流出の経路、関与者の特定などを科学的に明らかにします。誤ってデータを上書き・削除してしまうと、証拠が失われ調査が困難になるため、問題が判明した時点で速やかに専門機関へ依頼し、適切な手順で証拠データを保全することが重要です。
3.関係者ヒアリングと全体調査
関係者への個別ヒアリングで、当事者の意図や背景、関与の有無を丁寧に確認します。必要に応じて部署単位や全社で類似ケースの有無も調査し、潜在的な問題を洗い出します。調査では質問内容や回答、事実関係の確認結果を記録し、客観性と再現性を確保します。
記録を公平にまとめることで、調査結果の信頼性が高まり、後からの検証や対応策の検討に役立ちます。
4.弁護士との連携、損害最小化の対応
事案によっては、個人や組織の法的責任や損害賠償請求が発生する可能性があるため、社内調査と並行して早期に弁護士と連携し、対応方針を明確にすることが重要です。また、社内処分の妥当性や顧客・取引先への説明対応についても、法的観点からアドバイスを受けることで、二次トラブルのリスクを低減できます。
5.再発防止策の策定と社内展開
調査結果をもとに、情報管理体制の見直しや規程の改訂、技術的な対策の強化を行い、再発防止策を明確にします。あわせて社内への周知や、意識改革を目的とした教育・研修を継続的に実施することも重要です。
データの持ち出しが疑われる場合や、対応に不安がある場合は、フォレンジック調査に対応した専門会社への相談がおすすめです。原因の特定や証拠データの保全、再発防止策の提案など、実務に即した支援を受けられます。
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まとめ
リモートワークの拡大により、社内データが社外で扱われる機会が増え、情報持ち出しに伴うリスクも高まっています。
USBメモリやクラウドストレージへの保存、個人メールへの送信などを通じて、気づかないうちに情報が流出するケースも少なくありません。
こうしたリスクを抑えるには、申請書による使用管理で「誰が・いつ・どこで・どの端末を使うか」を明確にし、パスワード設定や端末の暗号化などの技術的対策を講じることが重要です。
不正な情報の持ち出しや漏洩が疑われる場合は、原因の特定と被害の把握が不可欠です。
専門のフォレンジック調査会社に早期に相談すれば、証拠データの保全や対応策の立案につながり、被害の拡大防止と早期復旧が図れます。