社員の業務用メールの中には、メールを悪用して機密情報を外部の端末に送信されるケースから、標的型攻撃とよばれるサイバー攻撃に使われるメールが届いてしまう場合があります。
セキュリティ強化と法令順守の両立が求められる現代、企業がどのように社員のメールを扱うべきか、正しい理解が不可欠です。
本記事では、メール監視の目的と重要性、監視で得られる情報、法的リスクや導入時の注意点を詳しく解説します。
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会社メール監視とは？目的と重要性
社員が業務用メールを通じて機密情報を外部に漏洩したり、不正なやりとりを行うリスクはゼロではありません。特に退職予定者や在宅勤務中の社員による情報持ち出しなど、従来の管理では把握しにくい場面も多く、メール監視は抑止力・証拠保全の観点から非常に有効です。
コンプライアンス対応や労務管理の側面
ハラスメント・パワハラ・取引先との不適切なやり取りなど、企業として見過ごせない問題がメール内に含まれている場合があります。メール監視により早期発見・社内是正につなげることが可能になります。
メール監視で取得できる主な情報
会社のメールを監視することで取得できる主な情報は以下の通りです。
送受信履歴や添付ファイル
主に以下の情報が監視対象になります。
- 送信日時・受信日時
- 送信元・送信先のアドレス
- 件名や本文（ログ取得方法により範囲が異なる）
- 添付ファイルの有無と内容（自動スキャンやバックアップで取得）
上記を定期的にチェックすることで、社外との不審な通信や、業務上不要な私的利用を特定することができます。
特定のキーワードや外部ドメイン宛の大量送信、深夜の一括送信など、不自然な動きを検知するルールを設定することで、リスクの早期発見が可能です。また、フィッシングやマルウェアのリスクも併せて検知対象に含めることで、技術的セキュリティ強化にもつながります。
メール監視の適法性とルール策定のポイント
企業が社員のメールを監視するには、「業務目的で必要かつ合理的な範囲」で実施されていることが前提となります。監視対象や頻度、保存期間が過度に広範囲である場合は、プライバシー権の侵害として法的トラブルにつながるリスクがあります。
監視は「業務関連性があるかどうか」「業務時間内に限られているか」「対象データが必要最小限か」などを基準に、実施目的と手段のバランスが取れていることが求められます。
社内への事前の周知
メール監視を行う場合、就業規則や情報セキュリティポリシーなどにその実施内容・目的・範囲を明文化し、社員へ事前に周知することが必要です。「業務用メールは会社の資産であり、業務目的で監視を行うことがある」と明記することで、法的トラブルのリスクを軽減できます。
違法となるケース（過度な監視・職務外利用の不当調査等）
以下のような監視は違法と判断される可能性があります。
- 職務外の私的利用（プライベートメール）への過剰な監視
- 監視の目的や方法を社員に知らせていない
- フィルタやキーワード検索が恣意的で、特定社員の監視に偏っている
- 取得した情報を労務管理以外の目的で不適切に使用
監視を導入する際は、「透明性」と「妥当性」を意識した運用が不可欠です。もしも社内不正やサイバー攻撃などが疑われる場合は、専門家にPC内のデータを調査してもらうことをおすすめします。
メール監視ツールと実際の運用方法
代表的なメール監視手段としては、以下のような方法があります。
- メールサーバログの取得： ExchangeやGoogle Workspaceなどの送受信ログ
- アーカイブシステム： メール本文・添付ファイルを自動で保存し検索可能
- DLP（情報漏洩防止）ソリューション： 添付ファイルの内容検査や送信制御
実際の運用では、ログを一定期間保存し、社内監査や外部通報時に備える体制を構築します。
ログ管理・監査手順
ログを取得した後は、以下のようなステップで運用されます。
メール監視ログの活用手順
- 取得ログをセキュアな場所に保管（暗号化やアクセス制限）
- 定期的に不正キーワード・添付ファイル名・送信先ドメインなどで検索
- アラート検知があれば、上長や情報管理部門へ報告
- 必要に応じてフォレンジック調査の専門家と連携
フォレンジック調査とは、メールデータやログの改ざん・削除が行われていないかを技術的に検証し、証拠能力のある形式で情報を保全・解析する手法です。
不正な送受信の痕跡を時系列で追跡したり、削除済みの履歴や添付ファイルの復元なども可能で、内部不正や情報漏洩の真相解明に不可欠な手段とされています。
調査の正確性や客観性が問われる場面では、第三者である専門のフォレンジック調査会社に依頼することが最も安全です。
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まとめ
会社のメール監視は、情報漏洩対策や内部統制強化の手段として重要性を増しています。ただし、その運用には法的・倫理的な配慮が必要不可欠です。就業規則や社内規程に基づき、目的・範囲・方法を明確にしたうえで、社員と信頼関係を築きながら適切に運用していきましょう。
不正や情報漏洩の兆候が見られる場合は、専門のフォレンジック調査会社と連携し、証拠保全と原因分析を正確に行うことをおすすめします。