給料の横領にどう備えるか——証拠の残し方と企業が取るべき対応策

給料の横領は、企業にとって重大なコンプライアンス違反であり、発覚が遅れれば被害額が膨らむだけでなく、企業の信用や社内秩序にも深刻なダメージを与えます。本記事では、給料横領が発覚した際の初動対応から、証拠収集、法的措置、再発防止に至るまでの実務ポイントを体系的に解説します。

給料の横領が発覚した場合の初動対応

給料の横領が発覚、あるいは疑われる場合、以下の初動対応が有効です。

• 横領の証拠の収集と保全を行う
• 会計帳簿・給与データ・防犯カメラの記録を突き合わせる
• 関係者への事情聴取を行う

横領の証拠の収集と保全を行う

初動対応では、関係部署と連携しつつ、迅速かつ冷静に事実関係を把握する必要があります。証拠の改ざんや隠蔽を防ぐため、関係者への聞き取り前に下記の措置を講じることが重要です。

• 該当部署の給与システムへのアクセス権を一時停止
• 関係者が使用したPC、メール、社内チャットログなどデジタル情報の保全
• 書類・帳票類の改ざん有無を確認

証拠収集は、懲戒処分や訴訟を前提とした場合にも耐えうるよう、法的に有効な手続きで実施することが求められます。

会計帳簿・給与データ・防犯カメラの記録を突き合わせる

横領行為の全容を把握するためには、以下の記録の突き合わせが効果的です。

• 給与台帳と銀行振込記録の照合
• 会計システム上の仕訳記録の確認
• オフィス内の監視カメラ映像

デジタル記録の扱いには細心の注意を払い、ログイン履歴や操作ログも保全しておきましょう。

関係者への事情聴取を行う

聴取は、証拠をそろえたうえで冷静に実施します。自白が得られた場合でも、録音・書面で記録を残し、後日「強要された」などと否認されないよう配慮が必要です。また、聴取の場には第三者（法務部・監査役）を同席させることで、公平性と証拠性を担保できます。

給料の横領に対する企業の処分・法的対応

従業員による給与の横領が発覚した場合、企業が取り得る処分および法的対応には、以下のような手段があります。

• 懲戒処分
• 刑事告訴
• 損害賠償請求

懲戒処分

企業は、就業規則や労働契約法に基づき、横領を行った従業員に対して懲戒処分を科すことができます。最も重い処分は懲戒解雇であり、信頼関係を著しく損なった場合に適用されます。そのほか、出勤停止や減給といった処分も検討されます。懲戒処分を行う際は、証拠の裏付けと手続きの適正性を確保することが重要です。

刑事告訴

横領は刑法上の「業務上横領罪」に該当する可能性があります。企業は警察や検察に告訴を行い、刑事事件として立件を求めることができます。刑事告訴を行うことで、従業員の刑事責任を追及できるだけでなく、証拠収集や調査を公的機関の手に委ねることができ、企業側の調査負担を軽減する効果もあります。

損害賠償請求

横領によって企業が被った金銭的損害に対して、民事訴訟を通じて加害者に損害賠償請求を行うことが可能です。横領金額の返還だけでなく、調査費用や弁護士費用なども損害として請求できる場合があります。ただし、回収可能性は従業員の資力に左右されるため、現実的な回収手段を含めて検討することが必要です。

労務トラブル防止の注意点

処分時には、労働契約法や就業規則に基づいた適正な手続きが必要です。懲戒の理由・内容・証拠を明確にし、対象者の言い分も一定程度聞いた上で決定することで、後の労働審判・訴訟リスクを回避できます。

給料の横領の防止・早期発見に有効な社内体制

従業員による給与の横領は、被害が発覚しにくく、組織に深刻な損害を与えるリスクを持ちます。特に、人事や給与に関する業務が一部の担当者に集中している企業では、不正の温床となる可能性が高まります。

そのため、未然防止と早期発見を両立させるには、「技術」「組織」「人的な通報制度」の3つの視点から対策を講じ、内部統制の強化を図ることが不可欠です。

• 給与データのモニタリングと権限管理
• 内部通報・監査の活用
• 専門家に相談できる体制を作る

給与データのモニタリングと権限管理

不正防止の第一歩は、「不正をできない環境づくり」です。給与計算や振込データの作成・修正といった操作については、ログの取得と定期的なモニタリングを徹底する必要があります。

具体的には以下の施策が有効です。

• 給与システムにおけるアクセスログと操作履歴の保存
• 振込先口座の変更履歴のトラッキングと異常検知
• 異常な手当・賞与・支給額の増減の自動アラート化

加えて職務分掌の原則に基づいた権限設計が重要です。たとえば、「給与データの入力を行う担当者」と「最終承認を行う管理者」は明確に分離し、それぞれが独立してチェックできる体制を整えます。

また、給与データの改定が発生した際には、変更内容を含めて上長や管理部門に通知される仕組みを導入することで、業務の透明性が高まり、不正の抑止につながります。

内部通報・監査の活用

社内での不正は、実際には現場の「違和感」や「気づき」から発覚するケースが少なくありません。そのため、内部通報制度（ホットライン）の設置と活用は、極めて重要です。

通報制度の構築においては、以下の観点がポイントになります。

• 匿名で通報可能な手段の確保（報復のリスク回避）
• 通報内容に対する適切かつ迅速な対応フローの整備
• 第三者機関（法律事務所や外部通報サービス）を利用した中立性の確保

また、内部監査についても「形式的なチェックリスト監査」ではなく、リスクアプローチ型監査を採用するべきです。たとえば、以下のような観点で重点的に監査を行います。

• 手当の支給内容が過去と比較して急変している部署
• 一部の社員に対する不自然な支払い増加
• 口座情報の頻繁な変更履歴がある従業員のチェック

ITシステムにおける操作ログや改定履歴もあわせて監査することで、不正の兆候を早期に把握できる可能性が高まります。

専門家に相談できる体制を作る

実際に「不正の疑いがある」「証拠が残っていない可能性がある」といった事態に直面した場合、社内対応だけでは限界があります。こうした状況では、適切な外部専門家への相談・依頼が非常に重要です。

被疑者への処分や懲戒解雇を行う前や、刑事告訴、民事訴訟を視野に入れている場合弁護士に相談しましょう。組織の法的な立場や手続きの正当性確保に関してアドバイスを提供し、トラブル発生後のリスクマネジメントを支援してくれます。

一方で、給与の横領は、人事システムやファイルサーバへの不正なアクセス・改ざんといったITシステムを経由して実行されるケースが多く、通常の目視や帳票確認だけでは不正の把握が困難です。

このとき、フォレンジック調査を活用することで、ログの改ざんや削除されたファイル、痕跡を時系列で復元し、客観的かつ法的に通用する証拠を得ることが可能になります。これにより、内部調査の精度が高まり、懲戒処分や刑事対応における根拠にもなります。

以下のような状況が確認された場合は、早急にフォレンジック調査会社への依頼を検討すべきです。

• 給与システムやファイルサーバ上で、不正アクセスやログ改ざんの痕跡が疑われる場合
• 従業員のPCや社内端末に対して、不正操作の履歴を特定・証明する必要がある場合
• 削除・変更されたデータの有無を確認し、証拠として保全する必要性が高い状況
• 横領の手口が技術的に巧妙で、通常の内部調査では追跡が困難な場合
• 将来的に懲戒処分・刑事告訴・損害賠償請求を視野に入れている場合

このような場面では、社内調査の延長ではなく、外部の専門調査機関による中立かつ高精度な分析が必要不可欠です。

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まとめ

給料の横領の発覚は、企業にとって極めて深刻な事案です。初動の対応を誤れば、証拠が失われ、適切な処分・法的措置が取れなくなるおそれがあります。法務・人事・経理部門が連携し、正確な証拠収集と手続きに則った対応を行うことが重要です。また、再発防止の観点からも、社内体制の強化と、外部専門家の適切な活用がカギを握ります。