山口大学職員が、誤って学生や教員に個人情報を含むファイルをメール送信した事案が発生した。
山口大学によると、2024年4月3日に医学部職員が団体結成届の提出を依頼するため、医学部の2年生以上の在学生（963名）と医学部の教員（12名）にメールを一斉送信した。
その後、同メールを受信した本学教員からの指摘により、本来添付すべきファイルではなく、35名の学生の個人情報が記載されたファイルを誤って添付していたことが判明している。
当該ファイルには、学生氏名をはじめ学科、学年、学籍番号、電話番号、現住所、帰省先、メールアドレスなどの個人情報が含まれていたという。
山口大学は、影響対象となった全学生と保護者に対して状況説明と謝罪を実施し、当該メールの削除を依頼している。
なお、学外への情報流出や悪用などの二次被害は確認されていないとされている。
今後の再発防止策として、全職員に対し個人情報や機密情報の取り扱いについての注意喚起を行い、メール送信時の確認を徹底させるとともに、職員の個人情報保護に関する教育や研修を継続的に行うことが発表されている。
また、学生に提出を求める様式についてはホームページからダウンロードできるようにするなどの措置が取られる予定。
【参考記事】
メールの誤送信による個人情報の漏洩について
https://www.yamaguchi-u.ac.jp/index.html