メールによる情報漏えいのリスクと、確認方法を解説

メール誤送信や、外部からの不正アクセスなど、メールが原因で大切な情報が第三者に漏えいするケースも少なくありません。特に企業においては、顧客情報や機密資料が漏れると信用問題にも発展します。本記事では、メールによる情報漏えいの原因やリスク、そして万が一漏えいが疑われたときの確認方法や対応策について詳しく解説します。

メールから情報漏えいするリスク

メールから顧客情報が漏れた場合には、信用の低下や取引停止といった経済的損失に加え、法的な責任を問われる可能性もあります。また、悪意のある第三者がその情報をもとに詐欺や不正アクセスなどに利用することで、さらなる二次被害を引き起こすこともあります。また個人情報である住所・電話番号・アカウント情報などが漏れると、なりすまし被害などのリスクが高まるため、情報管理には細心の注意が必要です。

メールから情報漏洩が疑われる場合の確認方法

メールによる情報漏洩が疑われる場合、すぐに事実確認を行う必要があります。以下の方法で漏洩を確認しましょう。

• 誤送信の有無をチェックする
• 添付ファイルの内容確認
• メールログやアクセス履歴の確認

誤送信の有無をチェックする

まずは送信済みメールフォルダを開き、宛先が正しいか確認しましょう。特に似たアドレスが登録されている場合や、自動補完機能で間違った相手に送信していないか注意が必要です。また、CCとBCCの設定を誤ると、意図しない相手に他の受信者のメールアドレスが表示されてしまう恐れがあります。メール送信後に漏洩に気づいた場合は、誤送信先にメール削除を依頼し、速やかに上司や関係部署に報告しましょう。

添付ファイルの内容確認

送信した添付ファイルが正しいものか、機密情報を含んでいないかを確認します。添付したファイルを自分でも再度開いて中身を確認し、誤って別の書類を添付していないか見直すことが重要です。機密性の高いデータには、パスワード付きZIPファイルを使用し、パスワードは別メールで送信するのが基本ですが、同時送信は避けましょう。また、ExcelやPDFにパスワードを設定する方法も有効です。送信前に「添付ファイル開封確認」の設定ができるメールソフトも活用しましょう。

メールログやアクセス履歴の確認

メールサーバやクラウドメールサービス（例：Gmail、Outlook）には、送受信履歴やログイン履歴を確認できる機能があります。Gmailでは右下の「アカウントアクティビティの詳細」から不審なログイン履歴を確認可能です。企業のメールサーバを使用している場合は、IT担当者に依頼して送信ログやアクセスログを確認してもらいましょう。不明なIPアドレスや地域からのアクセスがある場合は、第三者による不正アクセスの可能性があります。即時パスワード変更などの対応が必要です。

メールから情報漏洩が発生した場合の対応方法

法人の場合、メールを通じて情報が漏洩した場合、様々な方法で周知や法的対応などを実施する必要があります。

• 関係者へ連絡・謝罪を行う
• 個人情報保護委員会へ報告を行う
• 調査を元にした対象情報の悪用防止策を講じる
• 再発防止策を整備する

関係者へ連絡・謝罪を行う

情報漏えいが発覚した場合、まず優先すべきは、影響を受けた関係者への迅速な連絡と謝罪です。被害を最小限に抑えるため、漏えいした内容・範囲・原因などをできるだけ正確に伝えます。同時に、現時点での対応状況や今後の対策についても説明し、信頼回復に努めましょう。対応が遅れると、さらなる不信感やトラブルにつながる恐れがあります。個人宛の連絡はもちろん、件数が多い場合は、公式サイトやプレスリリースによる広報対応も検討が必要です。

個人情報保護委員会へ報告を行う

漏えいした情報に個人情報が含まれる場合、「個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）」に基づき、個人情報保護委員会への報告が義務付けられるケースがあります。報告は原則として、漏えいが判明してから速やかに行い、「個人情報漏えい等報告・通知様式」に沿って内容を記入・提出します。報告内容には、漏えいの概要、件数、原因、対応策などが含まれます。怠ると法令違反となり、罰金を支払わなければならない恐れがあるため、該当するかどうかを早急に確認し、必要に応じて手続きを行いましょう。

調査を元にした対象情報の悪用防止策を講じる

情報漏えいが確認された場合は、被害が広がらないよう迅速な悪用防止策が必要です。まずは、漏えいの経路や対象データの範囲を調査し、それに基づいた対処を行います。例えば、漏えいしたメールに含まれていたパスワードを変更したり、関係するアカウントを一時停止・ロックする対応が有効です。また、外部への二次流出が疑われる場合には、被害の拡大を防ぐため、該当ファイルの削除依頼や、不正利用の監視も行う必要があります。早期対応が二次被害を防ぐ鍵となります。

再発防止策を整備する

情報漏えいを防ぐには、原因に基づいた再発防止策の整備が欠かせません。誤送信が原因であれば、送信前のダブルチェック体制や誤送信防止ツールの導入を検討しましょう。また、従業員へのセキュリティ教育を定期的に行い、情報管理に対する意識を高めることも重要です。アクセス権限の見直しやログ監視体制の強化、メール送信時の暗号化ルールの明確化も効果的です。組織全体として情報セキュリティポリシーを見直し、仕組みとして安全を保つことが求められます。

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メールが原因の情報漏えいが発生した場合、法人であれば漏洩した情報の特定や漏洩した範囲について速やかに調査を開始する必要があります。情報漏えい被害が発生すると、漏洩した本人への謝罪対応など多くの業務が発生するので、専門家に相談して情報漏えい調査を実施しましょう。

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